Compliance
Preguntas y respuestas sobre la Oficina del Defensor del Pueblo, el procedimiento de reclamaciones en virtud de la Ley de Obligaciones de Gobernanza de la Cadena de Suministro y el sistema de denuncia de irregularidades a través de Internet en The Quality Group GmbH y sus filiales ("TQGG").
I. ¿Qué es un defensor del pueblo / oficina de reclamaciones ("sistema de denuncia de irregularidades")?
TQGG ha designado a una abogada externa como defensora del pueblo y persona de contacto para nuestro sistema de denuncia de irregularidades en el curso de la lucha contra las violaciones de la normativa legal y/o de las normas internas de cumplimiento de la empresa, así como contra las violaciones de las obligaciones en materia de derechos humanos y diligencia debida medioambiental. La defensora del pueblo está a disposición de todos los denunciantes que deseen facilitar información confidencial sobre irregularidades en TQGG.
II. ¿Quién puede ponerse en contacto con el sistema de denuncia de irregularidades?
Nuestro sistema de denuncia de irregularidades, gestionado por nuestro Defensor del Pueblo, está generalmente a disposición de cualquiera que pueda facilitar información sobre conductas ilegales. Puede tratarse de empleados, clientes o terceros. Aceptamos todas las denuncias sobre las que sospeche que se ha cometido una infracción y que pertenezcan al ámbito temático especificado.
III. ¿Sobre qué temas se pueden dar consejos?
El sistema de denuncia de irregularidades está disponible para la información relativa a infracciones de leyes y reglamentos, así como riesgos para los derechos humanos y el medio ambiente e infracciones de la diligencia debida, en la medida en que afecten a nuestra empresa, nuestra unidad de negocio o nuestros proveedores a lo largo de toda la cadena de suministro.
Entre los temas del contenido del informe figuran, en particular, los siguientes:
- Corrupción, blanqueo de dinero, soborno, financiación del terrorismo, infracciones de los controles a la exportación
- Comportamiento anticompetitivo
- Infracciones del Código de Conducta y otras directrices internas de TQGG (por ejemplo, directrices de compra).
- Seguridad de los productos· Discriminación, acoso, derechos fundamentales
- Salud, seguridad operativa, seguridad laboral
- Cuestiones de personal, incluido el incumplimiento de las instrucciones de trabajo
- Protección de datos y violaciones de la seguridad de la información
- Infracciones antimonopolio· Asuntos de la UE en el sentido de la Directiva de la UE sobre la denuncia de irregularidades, 2019/1937
- Violación de las obligaciones de diligencia debida en materia de derechos humanos y medio ambiente.
El sistema de denuncia de irregularidades no está destinado a las denuncias relacionadas con las actividades operativas. La información comunicada a través del sistema de denuncia de irregularidades que se refiera a asuntos ajenos al ámbito temático definido se remitirá a las personas de contacto adecuadas, previo consentimiento del denunciante, o se nombrará a las personas de contacto adecuadas.
IV. ¿Cómo se envían las propinas?
TQGG:
Nuestros empleados pueden ponerse en contacto con sus supervisores, el Departamento de Recursos Humanos, el Consejo General u otras oficinas de la empresa para facilitarles información en cualquier momento.
Sistema de denuncia de irregularidades / Defensor del Pueblo:
Además, nuestros empleados, nuestros socios comerciales y otros terceros pueden utilizar nuestro sistema de denuncia de irregularidades para presentar denuncias a nuestro Defensor del Pueblo. Puede presentar sus denuncias por teléfono, correo postal, correo electrónico o en una cita personal.
Dra. Kathrin J. Niewiarra, abogada, Defensora del Pueblo
Philippistrasse 11
D-14059 Berlin
Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-17
TQGG@compliance-aid.com
Los anuncios pueden presentarse en alemán y en inglés.Además, es posible presentar informes al Defensor del Pueblo a través de nuestro sistema electrónico de denuncia de irregularidades en más de 26 idiomas:
compliance-aid-tqgg.hintbox.de
Oficina de Información Externa del Ministerio Federal de Justicia
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
V. ¿Cómo se garantiza el anonimato y se protege al denunciante?
La protección y confidencialidad del denunciante son componentes esenciales de nuestro procedimiento de denuncia y nos los tomamos muy en serio. A lo largo del proceso, se desarrollan y adoptan medidas individuales caso por caso para garantizar la protección de los denunciantes frente a desventajas o castigos como consecuencia de la denuncia. No se tolerará la intimidación, las amenazas o la discriminación en el lugar de trabajo contra los denunciantes. Si sufre intimidación, amenazas o represalias como consecuencia de una denuncia, le rogamos que lo ponga en conocimiento de nuestro Defensor del Pueblo o de las oficinas pertinentes de TQGG.
Como abogado, el Defensor del Pueblo también está sujeto al deber de confidencialidad del abogado. El contacto con el Defensor del Pueblo, así como toda la información y los consejos, se tratan con absoluta confidencialidad. Esto está garantizado por un acuerdo separado de protección de datos con TQGG como cliente.
Sólo con el consentimiento expreso del denunciante se revelará su identidad a TQGG. En caso de que su información dé lugar a investigaciones por parte de las autoridades judiciales penales, su anonimato también está garantizado frente a estas instituciones debido al deber de confidencialidad del abogado.
VI. ¿Qué ocurre con las propinas enviadas?
Resumen:
El Defensor del Pueblo examina las denuncias recibidas y realiza una evaluación jurídica inicial. Ésta se remite a Svenja Wachtel, Asesora Jurídica General de la TQGG, para un examen más detallado de los hechos, siempre que el denunciante haya dado su consentimiento. Se garantiza la confidencialidad absoluta de la información. Si la información puede fundamentarse, se iniciarán otras medidas. Si la información resulta irrelevante, se dará por concluida la investigación. Además, todos los datos personales se eliminarán de acuerdo con la normativa de protección de datos.
Los pasos individuales:
Recepción de la notificación
La recepción de la denuncia queda documentada y el denunciante recibe un acuse de recibo del Defensor del Pueblo en un plazo máximo de siete días.
Revisión del anuncio
El Defensor del Pueblo clasifica la información por temas y examina su plausibilidad. Si la información es verosímil, se remite a Svenja Wachtel, Abogada General, para que aclare los hechos manteniendo la confidencialidad.
Si el denunciante lo desea, el Defensor del Pueblo permanecerá en contacto con él durante todo el procedimiento. Sin embargo, el denunciante es el único que decide la forma de contacto.
Si el chivatazo no es verosímil, se suspende el procedimiento y se informa al denunciante.
Aclaración de los hechos
El Abogado General aclara los hechos del caso en consulta con la Defensora del Pueblo, haciendo pleno uso de sus recursos disponibles, caso por caso, según sea necesario y de manera oportuna. El primer paso consiste en comprobar si se dispone de información suficiente para aclarar los hechos del caso. Si no es así, la Defensora del Pueblo se pone en contacto con el denunciante para solicitarle más información.
Si no se desea el contacto y no se puede reunir información suficiente para aclarar los hechos, se suspenderá el procedimiento. Si no puede identificarse ninguna conducta indebida o riesgo en la empresa o entre los socios comerciales o proveedores, también se interrumpirá el procedimiento. Se informará de ello al denunciante.
Desarrollo de soluciones
Si se detecta una conducta indebida o un riesgo, se elaborarán medidas preventivas y/o correctivas adecuadas basadas en la información recopilada. Si es posible, razonable y así lo solicita el denunciante, éste participará en el desarrollo de las medidas preventivas y/o correctoras.
El denunciante recibirá información del Defensor del Pueblo a más tardar tres meses después del acuse de recibo sobre las medidas previstas y ya adoptadas, así como sobre los motivos de las mismas, siempre que las investigaciones (internas) y los derechos de las personas objeto de una denuncia no se vean afectados y esto sea posible dentro del ámbito de lo legalmente permitido.
Inicio de medidas correctoras y seguimiento, así como revisión de la eficacia.
Las medidas preventivas y/o correctoras adoptadas se ponen en marcha y su aplicación es objeto de seguimiento por parte del Consejo General o de un comité designado a tal efecto.
Además, TQGG revisa la eficacia del procedimiento de denuncia anualmente y de forma puntual. Para ello se utilizan, en particular, las opiniones de los denunciantes. Si es necesario, se realizan ajustes.
VII. ¿Hay consecuencias negativas si presento una denuncia?
Si realiza una denuncia según su leal saber y entender, no sufrirá ninguna desventaja dentro de la empresa. No obstante, si realiza deliberadamente una denuncia falsa o de mala fe, o si usted mismo ha infringido las normas de conducta aplicables, TQGG se reserva el derecho a emprender acciones legales.
VIII. ¿Y si posteriormente el contenido del mensaje resulta ser falso?
Es importante que en el momento de la denuncia creyeras o supusieras que el contenido era cierto y que no hicieras la denuncia con intención abusiva. Si, tras aclarar los hechos, resulta que el chivatazo no estaba justificado, no tienes por qué temer ninguna consecuencia negativa.
IX. ¿Qué ocurre si usted mismo está implicado en la queja?
Aun así, se le anima a denunciar los hechos en cuestión. Esto se tendrá debidamente en cuenta, en la medida de lo legalmente posible, en la investigación de los hechos y la posible sanción.
X. ¿Incurre el denunciante en costes al utilizar el sistema de denuncia?
No hay costes para el denunciante.
XI. ¿Crea la referencia una relación de cliente con el Defensor del Pueblo?
No, no existe una relación cliente-abogado. El defensor del pueblo es y sigue siendo el agente de TQGG. Sin embargo, la relación jurídica entre el ombudswoman y TQGG como cliente tiene un "efecto protector" a favor del denunciante. Esto significa que la Defensora del Pueblo puede asesorar informalmente al denunciante sobre las cuestiones prácticas del caso individual, pero no puede representar sus intereses legales como "su" abogada.