Compliance

Questions & réponses sur le service de médiation, la procédure de réclamation selon la loi sur le devoir de vigilance de la chaîne d'approvisionnement et le système d'alerte basé sur Internet chez The Quality Group GmbH et ses filiales ("TQGG") 

I. Qu'est-ce qu'un service de médiation / de réclamation ("système d'alerte") ?

Dans le cadre de la lutte contre les violations des dispositions légales et/ou des règles de conformité internes à l'entreprise, ainsi que contre les violations des obligations de diligence en matière de droits de l'homme et d'environnement, TQGG a nommé une avocate externe en tant qu'ombudswoman et personne de contact pour notre système de dénonciation. L'avocate de l'ombudswoman est à la disposition de tous les informateurs qui souhaitent signaler en toute confidentialité des irrégularités au sein de la TQGG. 

II. Qui peut s'adresser au système d'alerte?

Notre système d'alerte, géré par notre avocat médiateur, est en principe à la disposition de tous ceux qui peuvent donner des informations sur un comportement illégal. Il peut s'agir de collaborateurs, de clients ou d'autres tiers. Nous acceptons toutes les informations dont vous soupçonnez l'existence d'une infraction et qui se trouvent dans le domaine thématique prédéfini. 

III. Sur quels thèmes peut-on donner des indications ?

Le système d'alerte est disponible pour signaler les violations de la loi et des règles, les risques liés aux droits de l'homme et à l'environnement et les manquements au devoir de diligence, dans la mesure où ils concernent notre entreprise, notre secteur d'activité ou nos fournisseurs tout au long de la chaîne d'approvisionnement.

Les thèmes du contenu des rapports incluent notamment les éléments suivants :

• Corruption, blanchiment d'argent, pots-de-vin, financement du terrorisme, violations des contrôles à l'exportation
• Comportement anticoncurrentiel
• Violations du code de conduite et d'autres directives internes de TQGG (par ex. directives d'achat)
• Sécurité des produits· Discrimination, harcèlement, droits fondamentaux
• Santé, sécurité de l'entreprise, protection du travail
• Les questions de personnel, y compris le non-respect des instructions de travail
• Violations de la protection des données et de la sécurité de l'information
• Infractions à la législation antitrust
• Faits de l'UE au sens de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte, 2019/1937
• les violations du devoir de diligence en matière de droits de l'homme et d'environnement.

Le système d'alerte n'est pas destiné aux plaintes relatives aux activités opérationnelles. Les informations signalées par le biais du système d'alerte et qui concernent des faits ne relevant pas du domaine thématique défini sont transmises aux interlocuteurs concernés, sous réserve de l'accord de l'auteur de l'alerte, ou les interlocuteurs concernés sont désignés. 

IV. Comment donner des conseils ?

TQGG:

Nos collaborateurs peuvent à tout moment faire part de leurs remarques à leurs supérieurs, au service des ressources humaines, au directeur juridique ou à toute autre instance de l'entreprise.

Système d'alerte / Médiateur:

En outre, nos collaborateurs, nos partenaires commerciaux et d'autres tiers ont accès à notre système de signalement, qui permet de déposer des signalements auprès de notre médiateur. Vous pouvez déposer vos signalements par téléphone, par courrier, par e-mail ou lors d'un rendez-vous personnel. 

Dr. Kathrin J. Niewiarra, avocate, médiatrice

Philippistrasse 11

D-14059 Berlin

Tél. : +49 (0) 30 / 4036750-17

TQGG@compliance-aid.com

Les conseils peuvent être donnés en allemand et en anglais.Il est également possible de soumettre des rapports à l'ombudswoman via notre système de signalement électronique, disponible dans plus de 26 langues:

compliance-aid-tqgg.hintbox.de

Bureau d'information externe au ministère fédéral de la Justice

https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html

V. Comment l'anonymat est-il garanti et le lanceur d'alerte protégé ?

La protection et la confidentialité du dénonciateur sont des éléments essentiels de notre procédure de plainte et nous les prenons très au sérieux. Tout au long de la procédure, des mesures individuelles sont élaborées et prises au cas par cas afin de garantir la protection du dénonciateur contre tout traitement défavorable ou toute sanction en raison des informations qu'il a fournies. Les tentatives d'intimidation, les menaces ou les discriminations sur le lieu de travail à l'encontre des lanceurs d'alerte ne seront pas tolérées. Si vous êtes victime d'intimidation, de menaces ou de représailles en raison d'un signalement, veuillez vous adresser à notre médiateur ou aux services compétents de TQGG.

En tant qu'avocate, l'ombudswoman est en outre soumise au devoir de confidentialité des avocats. La prise de contact ainsi que toutes les informations et indications sont traitées de manière absolument confidentielle. Ceci est garanti par un accord séparé sur la protection des données avec TQGG en tant que mandant.

Votre identité ne sera révélée à TQGG qu'avec l'accord explicite des informateurs. Si vos informations devaient donner lieu à une enquête des autorités de poursuite pénale, votre anonymat est également garanti vis-à-vis de ces institutions par le devoir de confidentialité de l'avocat. 

VI. Qu'advient-il d'un avis déposé ?

Résumé:

L'ombudswoman examine les informations reçues et procède à une première évaluation juridique. Cette évaluation est transmise à Svenja Wachtel, General Counsel chez TQGG, pour un examen plus approfondi des faits, dans la mesure où le lanceur d'alerte a donné son accord. Un traitement absolument confidentiel des informations est garanti. Dans la mesure où les informations peuvent être concrétisées, d'autres mesures seront prises. Si les informations s'avèrent sans objet, l'enquête sera close. En outre, toutes les données personnelles sont effacées conformément aux dispositions légales relatives à la protection des données.

Les différentes étapes:

Réception de l'avis

La réception du signalement est documentée et l'auteur du signalement reçoit un accusé de réception de l'ombudswoman au plus tard sept jours après. 

Vérification de l'avis

L'avocate de l'ombudswoman classe la remarque par thème et examine sa plausibilité. Si la remarque est plausible, elle est transmise à Svenja Wachtel, General Counsel, en vue d'une clarification des faits, dans le respect de la confidentialité. 

Si le dénonciateur le souhaite, l'ombudswoman reste en contact avec lui tout au long de la procédure. Toutefois, seul le dénonciateur décide de la manière dont il souhaite être contacté.

Si l'information n'est pas plausible, la procédure est classée et le lanceur d'alerte est informé.

Éclaircissement des faits 

En concertation avec l'ombudswoman, l'avocate générale clarifie les faits en fonction du cas individuel, des besoins et des délais, en utilisant pleinement ses ressources disponibles. Pour ce faire, elle vérifie d'abord si les informations disponibles sont suffisantes pour éclaircir les faits. Si ce n'est pas le cas, l'ombudswoman contacte le dénonciateur pour obtenir des informations supplémentaires. 

Si une prise de contact n'est pas souhaitée et qu'il n'est pas possible de recueillir par ailleurs des informations suffisantes pour établir les faits, la procédure est classée. Si aucun comportement fautif ou risque ne peut être constaté dans l'entreprise ou chez les partenaires commerciaux ou les fournisseurs, la procédure est également classée. Le lanceur d'alerte en est informé. 

Élaboration de solutions

Si une faute ou un risque est constaté, des mesures de prévention et/ou de correction appropriées sont élaborées sur la base des informations recueillies. Dans la mesure où cela est possible, utile et souhaité par le lanceur d'alerte, celui-ci est associé à l'élaboration des mesures préventives et/ou correctives. 

Le lanceur d'alerte reçoit, au plus tard trois mois après l'accusé de réception, un retour d'information de la part de l'ombudswoman sur les mesures prévues et celles déjà prises, ainsi que sur les raisons de ces mesures, dans la mesure où elles ne portent pas préjudice aux enquêtes (internes) et aux droits des personnes faisant l'objet d'une alerte, et dans la mesure où cela est possible dans le cadre de ce qui est légalement autorisé.

Prendre des mesures correctives, en assurer le suivi et en vérifier l'efficacité.

Les mesures préventives et/ou correctives décidées sont lancées et leur mise en œuvre est suivie par le General Counsel ou un comité désigné à cet effet.

En outre, TQGG vérifie l'efficacité de la procédure de réclamation chaque année et à l'occasion. Pour ce faire, elle se base notamment sur le feed-back des personnes ayant signalé des problèmes. Si nécessaire, des ajustements sont effectués. 

VII. Y a-t-il des conséquences négatives à craindre si je fais un signalement ?

Si vous donnez un avis en toute bonne foi, vous ne subissez aucun préjudice au sein de l'entreprise. Toutefois, si vous émettez sciemment un avis erroné ou de mauvaise foi, ou si vous avez vous-même enfreint les règles de conduite en vigueur, TQGG se réserve le droit de prendre des mesures juridiques.

VIII. Que se passe-t-il si le contenu du message s'avère faux par la suite ?

L'important est que vous ayez cru ou supposé, au moment de l'alerte, que le contenu était vrai et que vous n'ayez pas fait l'alerte avec une intention abusive. S'il s'avère, après clarification des faits, que le signalement n'était pas fondé, vous n'avez pas à craindre de conséquences négatives. 

IX. Que se passe-t-il si vous êtes vous-même impliqué dans l'abus ?

Même dans ce cas, vous serez encouragé(e) à signaler les faits en question. Dans la mesure où cela est juridiquement possible, il en sera tenu compte de manière appropriée lors de l'enquête sur les faits et de l'éventuelle sanction. 

X. L'utilisation du système d'alerte entraîne-t-elle des coûts pour le lanceur d'alerte ?

Il n'y a pas de frais pour le lanceur d'alerte. 

XI. L'avis crée-t-il une relation de mandat avec l'ombudswoman ?

Non, il n'y a pas de relation de mandat. L'ombudswoman est et reste un mandataire de TQGG. Toutefois, la relation juridique de l'ombudswoman avec TQGG en tant que mandant a un "effet (protecteur)" en faveur de l'informateur. Ainsi, l'ombudswoman peut volontiers conseiller l'informateur de manière informelle sur les questions pratiques du cas particulier, mais il ne lui est pas possible de représenter vos intérêts juridiques en tant que "votre" avocat.